Enterprise Content Mangement ( ECM ) und SharePoint - 1

Enterprise Content Management ( ECM ) in SharePoint

Enterprise Content Management ( ECM ) kann als Weiterentwicklung oder Transformation von Content Management oder Web Content Management verstanden werden. Die Definition ist nicht klar und die Abgrenzung zu den weiteren Disziplinen des Content Managements nicht scharf, aber ich finde, die folgende Definition von ECM trifft gut auf das gemeinte zu.

ECM  besteht aus Technologien, Werkzeugen und Methoden, um Inhalte ( Content ) unternehmensweit zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, zu schützen und zu verteilen.

Gerade weil die Definition so allgemein gehalten ist gefällt sie mir, da sie Spielraum zur Interpretation lässt und neue Technologien und "Buzzwords" mit umfasst. Oftmals werden verschiedenste Techniken und Funktionen wie "Workflows" oder "Records Management" unter der Überschrift "Enterprise Content Management" zusammengefasst und steht für Produktmerkmale von Softwaresystemen. SharePoint ist ein solches System, zu dessen Produktmerkmalen ECM gehört. Doch wie stark sind die Fähigkeiten von SharePoint im Gebiet ECM ausgeprägt? Um eine Antwort auf diese Frage geben zu können, nehmen wir die ECM Komponenten als Bewertunggrundlage.

Diese Komponenten sind Capture, Deliver, Preserve, Manage und Store.
Capture ist die Datenerfassung und somit der Beginn aller Informationserfassung und -bearbeitung. Die Komponente Deliver eines System "liefert" die Daten dem Benutzer mit der Herausforderung, die relevanten Informationen schnell und genau darzustellen. Sind die Daten im System angekommen, werden Sie oft durch Genehmigungsprozess oder Autorenprozesse bearbeitet und verteilt, wozu die Komponente Manage dient. Preserve stellt die Informationen langfristig sicher, wohingegen die Komponente Store sich mit der Ablage der Informationen beschäftigt.
In diesem ersten Artikel über ECM in SharePoint möchte ich die Komponente Capture näher betrachten.

Capture in SharePoint

Die große Herausforderung der Komponente Capture sind Medienbrüche - egal, ob man für das "papierlose Büro" den Posteingang digitalisieren oder Informationen von Fileshares, Intranets, Outlook Postfächern und der Cloud in einem System verwalten möchte. Das Vermeiden von Medienbrüchen bedeutet heute nicht nur Digitalisierung, sondern auch Verknüpfung von einzelnen Informationssystemen. Das Capturing soll Kosten sparen, indem eine manuelle Papierverarbeitung entfällt und Mitarbeiter effizienter durch Vermeidung von Medienbrüchen arbeiten können. Durch eine automatische Zuordnung von Metadaten und das Vermeiden von wiederholter Datenerfassung soll die Leistung gesteigert werden. Die Qualität der Information soll durch fehlerfreies Erfassen und inhaltliche Erschließung der Dokumente gesteigert werden.
SharePoint unterstützt die Qualität beim Erfassen von Daten optimal durch das Konzept der Inhaltstypen. Inhaltstypen beschreiben seit SharePoint in der Version 2007 eine Information in SharePoint bezüglich Ihrer Metadaten und Dokumentenvorlage. Aus einer Microsoft Word Vorlage für einen "Vertragsentwurf" wird in SharePoint zum Beispiel eine Vorlage und zusätzlichen Metadaten wie "Wiedervorlagedatum" oder "Vertragspartner". Es werden jedoch nicht nur Office Vorlagen um Metadaten und weiteren Einstellungen wie "Workflows" ergänzt, sondern auch Listeneinträge wie "Aufgaben" und "Kontakte" standardisiert. Die definierten Inhaltstypen werden in SharePoint nur an den dafür vorgesehen Speicherorten, also Dokumentenbibliotheken und Listen, zur Verfügung gestellt.
Die Erfassung neuer Daten geschieht in SharePoint auf zwei Wegen. Entweder wird ein Inhalt direkt in SharePoint neu erstellt oder ein bereits bestehender Inhalts wird von einem anderen System - meistens dem Filesystem oder Outlook - nach SharePoint übertragen. Die Leistung steigt bei Informationen, die in SharePoint abgelegt sind durch Mehrwert am Inhalt, der durch Funktionen wie der Versionierung oder der Inhaltsgenehmigung erzeugt wird und manuelle Pflege verringert. Durch die Integration nach Office ist das anlegen neuer Dokumente in SharePoint denkbar einfach. Aber auch die Integration von Inhalten, die nicht in SharePoint abgelegt sind, ist möglich. Die Suche ermöglicht das indizieren von Quellen außerhalb des SharePoint Systems. Durch Indizierung von Exchange, Filesystem, Webseiten und externen Inhaltstypen können auch Inhalte in SharePoint angeboten werden, die nicht im SharePoint System abgelegt sind. Mit dem Feature Business Connectivity Services ist es außerdem möglich, Inhalte fremder Systeme in SharePoint als Datensätze zu verwalten.
Dabei soll es dem Anwender natürlich so bequem wie möglich gemacht werden, Informationen in das System abzustellen.

Über die bisher dargestellten Funktionalitäten hinaus werden in jeder Produktversion von SharePoint und Office neue Features bereitgestellt, die den Benutzer dabei unterstützen Informationen zu erfassen. Zum Beispiel wird in der aktuellen Produktversion Microsoft SharePoint Server 2013 mit der neuen App "Site Mailboxes" die Einbindungen von E- Mails nach SharePoint wesentlich verbessert.

SharePoint 2013 Site Mailbox

Durch "Site Mailboxes" erhält eine Webseite in SharePoint automatisch ein eigenes Gruppenpostfach und der Anwender viel bequemer die Möglichkeit, E-Mails und Anhänge in SharePoint abzulegen. Durch die Integration von "SkyDrive Pro" - der SharePoint MySite - in Windows 8 und dem Office Upload Center können die Anwender flexibler denn je Inhalte nach SharePoint unabhängig von ihrem Standort und ihrer Netzwerkverbindung ablegen. Auch wenn diese Beispiel zur E- Mail Integration und Offline- Funktionalität nur exemplarisch sind und sicher nicht alle neuen Möglichkeiten der aktuellen Produktversion von SharePoint genannt sind, zeigt die Erfahrung, dass es noch immer gerade bei den bereits genannten Medienbrüchen in SharePoint Schwachstellen gibt. Diese Schwachstellen werden durch Anbieter wie Knowledge Lake behoben.

Knowledge Lake Connect

Knowledge Lake unterstützt durch die Produkte Knowledge Lake Capture und Knowledge Lake Connect die Erfassung von Dokumenten in SharePoint über Systemgrenzen hinweg. Knowledge Lake Capture ist ein Client zum Scannen von Dokumenten, der die Dokumente direkt in SharePoint ablegt und verschiedene, komfortable Funktionen wie Autoindizierung, OCS, Stapelverarbeitung, Barcodes und Lasso- Funktionen bietet. Mit Knowledge Lake Connect steht dem Anwender ein Lösung zur Verfügung, die sich in seinen Office- Client integriert und das verschieben von Dokumenten nach SharePoint mit Verschlagwortung und Autoindizierung ermöglicht. Diese Lösung hat insbesondere seine Vorzüge on Outlook, wo das ablegen von MSG- Files und Anhängen wesentlich vereinfacht wird.
Beide Lösungen können die Qualität der Inhalte aus Outlook, dem Filesystem oder vom klassischem Papier noch wesentlich verbessern, da der Anwender so einfach wie möglich das Dokument nach SharePoint ablegen und vor allem verschlagworten kann.

Fazit

Durch die Integration von Office und dem Windows Client ist SharePoint seit allen Produktgenerationen im ECM insbesondere bei Capture sehr gut aufgestellt. Das trifft in der Regel vor allem auf die Inhalte zu, die direkt in SharePoint oder aus SharePoint heraus erstellt werden. In diesem Fall erfolgt die Verschlagwortung von Dokumenten direkt im Client, die Offline- Funktionalität ist durch das Office Upload Center oder die Skydrive Pro - Integration gegeben und selbst Daten aus Fremdsystemen stehen über Business Connectivity Services zur Verfügung.  Hat das Dokument seine Quelle allerdings in einem anderen "Medium" - Outlook, Filesystem oder Papier - kann die Leistung und Qualität durch den Einsatz von Drittanbieter- Tool noch effizienter gestaltet werden.

Web Content Management - SharePoint als Redaktionssystem

Um Inhalte effizient und zielgerichtet erstellen zu können, werden Autoren durch Content Management - und Redaktionssysteme unterstützt. Autoren sind oftmals neben eigenen Redakteuren für Öffentlichkeitsarbeit in Unternehmen oft auch ausgewählte Personen aus dem Marketing, die sowohl Intranet- als Internetauftritte mit Information versorgen sollen. Die Anforderung an diese Informationen sind unabhängig von dem eingesetzten System in der Regel immer gleich.

Das eingesetzte Content Management System soll den Autor unterstützen, die Qualität, Aktualität und Form der bereitgestellten Informationen zu verbessern. Die Form einer Information ist die Darstellung als auch das Branding der Plattform entsprechend der Corporate Design Anforderungen des Unternehmens und wird durch den Einsatz von Vorlagen für Webinhalte umgesetzt. Die Aktualität der Informationen soll durch einen Lebenszyklus mit Wiedervorlagedatum und Zeitplänen zum Ablauf der Gültigkeit verbessert werden, so dass keine veralteten Inhalte auf der Plattform stehen. Die Qualität der Information meint den tatsächlich transportierten Inhalt und soll durch Veröffentlichungs- und Genehmigungsprozesse und die dadurch entstehenden Überprüfungen gehoben werden.
SharePoint erfüllt diese Anforderungen an ein als Redaktionssystem eingesetztes Web Content Management optimal. Die Form kann neben einem kompletten Branding auch durch  Designvorlagen und Webtemplates, sogenannte Page Layouts, sichergestellt werden. Neben der Position von Texten und Bildern kann auch die Art und Anzahl der Metadaten einer Page für die Verschlagwortung angepaßt werden oder der Einsatz von Webparts für Ansprechpartner oder ähnliches vorgeschrieben. Wie in diesem Artikel beschrieben, kann dem Autor dabei auch die Designvorlage für zum Beispiel Überschriften vorgegeben werden. Für die Aktualität zu überwachen und entsprechende Aktionen einzuleiten bietet SharePoint mit dem Feature "Informationsverwaltungsrichtlinien" eine Lösung an. Nach Ablauf einer Frist, zum Beispiel drei Monate nach der letzten Änderung an einem Artikel, kann von einem Administrator eine Aktion ausgeführt werden. Neben dem entfernen des Artikels kann auch ein Workflow gestartet werden, der dann einen komplexeren Prozess darstellen kann während dessen verschiedene Aufgaben an Benutzer gestellt werden, die wiederum vom System überwacht werden und bei Bedarf eskalieren. Einen Veröffentlichungs- und Genehmigungsprozess für Inhalte zur Steigerung und Prüfung der Qualität bringt SharePoint von Haus aus mit. Allerdings kann auch dieser Prozess durch einen komplexeren Workflow abgelöst werden.
Setzt man die verschiedenen Möglichkeiten von SharePoint, namentlich der Veröffentlichungsinfrastruktur, Informationsverwaltungsrichtlinien und Workflows in der richtigen Kombination ein, ist SharePoint ein ideales Web Content Management System und kann die meisten Anforderungen der Autoren an ein Redaktionssystem mehr als erfüllen. Insbesondere komplexe Workflows sind hier ein Vorteil von SharePoint.

Good Luck,

Andreas

How SharePoint 2013 Profile ans Social Features improve Collaboration an Document Management

Frisch zurück von der Microsoft SharePoint Conference 2012 in Las Vegas ( ein Review dazu findet Ihr hier ) gibt es natürlich viele Eindrücke und Neuerungen der SharePoint 2013 Plattform, über die zu berichten es sich lohnt. Für mich eine der besten Neuerungen ist, wie das Benutzerprofil, die Social Features und die Suche verbunden wurden, um Collaboration und Document Management zu verbessern.
Bisher Stand man bei dem Design einer Collaboration und Document Management Lösung auf Basis von SharePoint immer vor einem Kompromiss, den man abwägen musste. Zum einem möchte man dem Anwender ein einheitliches Cockpit an die Hand geben, in dem er seine relevanten Dokumente und relevanten Aufgaben finden kann, ohne dass er sich durch Seitenverzeichnisse klicken oder die richtigen Suchanfragen ausführen muss. Der Gedanke an ein großes Dokumentenarchiv und eine einheitliche Aufgabenliste widerspricht allerdings mit benötigten Skalierbarkeit auf einzelne Webseiten, die das Berechtigungskonzept oder der Projektmanager bisher gefordert haben. Also wurde entweder ein Kompromiss gefunden oder ein Cockpit in Form von Eigenentwicklung umgesetzt. In SharePoint 2013 werden die einzelnen Features zu einer nennenswerten Lösung "Out of the Box" zusammengefügt und erfüllen verschiedene Anforderungen, die im Collaboration- und Document Management Umfeld immer wieder gestellt werden.

Dokumentenverwaltung über Bibliotheksgrenzen hinweg wird durch die Social Features "Share" und "Follow" verbessert. Oftmals möchte der Anwender sich aus den verschiedenen Dokumentenablagen die für Ihn wichtigsten Dokumente als Favorit markieren oder mit anderen teilen.

Alle Dokumente, denen man folgt, werden an einer zentralen Stelle im Profil angezeigt und können so schnell wiedergefunden und zugegriffen werden. Diese Dokumente findet man übrigens in der "Skydrive" genannten Dokumentenablage, die jedem Benutzer zur Verfügung steht.

Wie man sieht, bekommt der Anwender unter "Suggested documents to follow" Vorschläge für weitere interessante Dokumente. Dieses Feature kann durch die erfolgreiche Integration der FAST Search in die SharePoint Plattform bereit gestellt werden.

Neben dieser zentralen Ansicht auf alle für den Anwender relevanten Dokumente und den Vorschlägen wurde auch eine zentrale Aufgabenliste eingeführt.

Diese Aufgabenliste steht jedem Anwender auf seinem Profil zur Verfügung und stellt übersichtlich alle Aufgaben aus SharePoint dar, egal aus welcher Seite die Aufgaben stammen. Die Liste wird seitenübergreifend erstellt und gibt so dem Anwender die beste Möglichkeit, sich einen Überblick über alle ToDo`s zu verschaffen.

Damit der Anwender die Aufgaben an gewohnter Stelle findet und auch offline zur Verfügung hat, kann die gesamte Aufgabenliste aus dem Profil nach Exchange 2013 und somit nach Outlook synchronisiert werden. Hier ist ebenfalls die Ansicht aller Aufgaben möglich oder getrennt nach der SharePoint- Seite, von der die Aufgabe stammt.

Auch wenn diese Neuerungen auf den ersten Blick simpel erscheinen, sollte man ihren Nutzen nicht unterschätzen. Schon immer wurden genau diese Feature von Anwendern für die SharePoint Plattform gewünscht und entsprechend viel wird die Effizient steigen, mit der man Collaboration und Document Management Lösungen auf Basis von SharePoint 2013 umsetzen kann.

Beste Grüße,

Andreas

Mirosoft SharePoint Conference 2012 - share more do more

Unter dem Motto "share more do more" findet vom 12. bis 15. November 2012 die Microsoft SharePoint Conference in Las Vegas statt. Der bevorstehende Release von SharePoint 2013 lässt auf spannende Neuigkeiten hoffen. Ich darf bei diesem Event in diesem Jahr dabei sein und schreibe meine Erfahrungsberichte auf dem Sharebär365 Blog:

http://sharebaer365.blogspot.com/search/label/SPC12

SharePoint Pages - Best Practices

SharePoint Server in der Standard Edition wird durch die Veröffentlichungsinfrastruktur ( engl.: "Publishing Infrastructure" ) zu einem ausgewachsenem Redaktionssystem und eignen sich ideal zur Abbildung von Intranet, Extranet und Internet. Ein Redaktionssystem zeichnet sich unter anderem durch die Trennung von Layout und Inhalt aus. Oftmals existiert bereits ein Style Catalog, der Bildgrößen, Tabellenformat, Schritfart, Schriftgröße und alle anderen Designvorgaben des Unternehmens beschreibt und der für das SharePoint System implementiert werden muss.

In SharePoint werden Webinhalte als "Pages" angelegt, der Aufbau und der Style einer solchen Page wird im so genannten "Page Layout" festgelegt. Beim Implementieren eines Redaktionssystems ist die Konfiguration der verschiedenen Page Layouts Bestandteil des Brandings. Das Erstellen neuer Page Layouts wird bereits in vielen Artikeln behandelt und soll an dieser Stelle nicht noch einmal aufgegriffen werden. Wer sich zum ersten Mal mit dem Thema beschäftigt wird feststellen, dass es sicherlich viele Details gibt, die es im Page Layout zu beachten und umzusetzen gilt. Einige dieser Details habe ich in den vergangenen Projekten kennenlernen dürfen und möchte sie mit euch teilen.

Layout

Um die Layoutvorgaben umzusetzen muss man zuerst verstehen, welchen Teil des Layouts in welche Komponente von SharePoint umgesetzt wird.

Der Inhaltsbereich einer SharePoint Seite wird durch das Page Layout formatiert. Das Branding der Webseite mit Navigationsleisten, Logo, Ribbon und Kopfbereich wird in der Masterpage umgesetzt.

Markup und Style Vorlagen

 Der Inhalte einer Page ist in den meisten Fällen ein Rich Text Feld mit einem Editor zum Formatieren des Textes. Der Editor bietet auch Format- und Markup-Vorlagen für Überschriften, Titel und Standardtexte.

Diese Formatvorlagen und auch die Markupformatvorlagen müssen dem Style Katalog entsprechend eingerichtet werden. Wie das funktioniert ist hier Custom Styles for SharePoint 2010 Rich Html Field sehr gut beschrieben worden.

Wörterbuch der Rechtschreibkorrektur

Das Farm Feature "Spell Checking" ist in jeder SharePoint Umgebung automatisch aktiviert. Nun gibt es in jedem Unternehmen Wörter wie der Unternehmensname oder Produktnamen, die nicht aus dem Duden stammen, aber von der Rechtschreibkorrektur nicht als falsch markiert werden sollen.

Unser Firmenname "Data One" soll natürlich nicht als Rechtschreibfehler markiert werden. Durch das Erweitern des Wörterbuchs kann man das verhindern. Das ganze ist zwar etwas umständlich, aber wie es möglich wird kann man hier sehr Adding Custom Spellings in SharePoint gut nachvollziehen.

Deaktivieren von Richtext Funktionen

Hat man die Formatvorlagen für ein Rich Text Feld einmal definiert, möchte man oftmal verhindern, dass Autoren trotzdem Ihre eigene Schriftart oder Schriftgröße auswählen können. Im Editor des Rich Text Feld ist das Bearbeiten von Texten jedoch möglich.

Die einzelnen Funktionen des Rich Text Feld können jedoch deaktiviert werden. Was man alles deaktivieren kann, ist bei MSDN dokumentiert, wie es geht kann man hier nachlesen ( der Artikel ist zwar für SharePoint 2007, funktioniert aber auch in SharePoint 2010 ).

Variations

Mehrsprachigkeit ist eine Häufige Anforderung an Redaktionssysteme. Um die Mehrsprachigkeit von Inhalten zu ermöglichen bietet SharePoint die Funktionalität "Variations" an. Sobald Variations eingesetzt werden, müssen die Auswirkungen auf das Arbeiten mit Pages klar sein. Diese sind hier Variations in SharePoint 2010 – Connecting People with Content sehr gut beschrieben, insbesondere das automatische Veröffentlichen von Inhalten auf andere Sprachen, die Auswirkung auf die Versionierung und die Möglichkeit, nicht Übersetzte Pages mit der Quelle zu vergleichen.

Solltet Ihr noch weitere Tipps und Tricks zum Thema SharePoint Pages haben, freue ich mich über jeden Kommentar.

Good luck,

Andreas

Nintex Forms and Nintex Live - Use Case

Am 15. Juni 2012 fand im Expomedia LIGHT-CUBE auf den Saarterassen in Saarbrücken die erste Data One Hausmesse statt. Unter dem Motto "Informieren - Kontakte pflegen - IT erleben" hat Data One Geschäftspartnern und Interessenten das Leistungsspektrum des Unternehmens präsentiert. Ein Review der Veranstaltung kann hier auf der Homepage von Data One nachgelesen werden.

Natürlich möchte Data One die Veranstaltung im nächsten Jahr verbessern und hat daher ein Feedback- Formular für die Besucher angeboten. Die Anforderungen an das Feedback- Formular sind klar:

• Kein Papier!
• Der Zugriff soll auch von mobilen Geräten erfolgen können.
• Jeder Besucher soll mit seinem eigenen Gerät das Feedback- Formular ausfüllen können und nicht auf ein Gerät von Data One zurück greifen müssen.

Die Umsetzung eines solchen Feedback Formulars ist der perfekte Anwendungsfall für Nintex Forms und Nintex Live. Nintex Forms ist ein webbasierter Formular Designer für SharePoint, Nintex Live eine von Nintex bereitgestellte Cloud. Nintex Forms grenzt sich ganz klar von benutzerdefinierte Eingabemasken durch SharePoint Designer oder Infopath Forms Services durch die Bereitstellung mobiler Ansichten für alle gängigen Mobile Devices ab.

Um ein Formular auch für mobile Geräte umzusetzen ist Nintex Forms daher das perfekte Tool. Im ersten Schritt wurde also eine SharePoint Liste angelegt mit Spalten für die einzelnen Bewertungen. Die Eingabemaske dieser SharePoint Liste wurde dann durch ein Nintex Forms Formular ersetzt. Das geschieht einfach und schnell über den Formular Designer ( siehe Abbildung oberhalb ) im Browser in den Einstellungen der SharePoint Liste. Alle mobilen Ansichten wurden im gleichen Arbeitsschritt ebenfalls angepasst und bereitgestellt. Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft eine fertige Ansicht für Windows Phone 7, erstellt mit Nintex Forms.

Nachdem eine SharePoint Liste und die Eingabeformulare für alle Endgeräte fertig gestellt wurden, konnten die Forms in die Nintex Live - der Cloud - bereit gestellt werden. Die Bereitstellung ist lediglich ein weiterer Klick im Nintex Forms Designer, durch den man eine URL erhält, über die man das veröffentlichte Nintex Form in Nintex Live erreicht.

Es gibt nur eine URL für alle Endgeräte, die Unterscheidung zwischen Windows Phone, Android, Notebook oder Apple iPhone nimmt Nintex Forms eigenständig vor. Es ist nicht notwendig, dass die SharePoint Umgebung mit der zugrunde liegende SharePoint Liste veröffentlicht ist - die Eingaben der Veranstaltungsbesucher gelangen über eine verschlüsselte Verbindung von Nintex Live an die SharePoint Liste, ohne dass man hierfür die komplette SharePoint Umgebung veröffentlichen müsste.

Die Daten gelangen also über alle Endgeräte der Besucher in die SharePoint Liste. Der Aufruf des Formulars wurde durch einen QR Code auf Veranstaltungsplakaten dem Besucher noch erleichtert. Alle gängigen Smartphones verfügen über einen QR Code Scanner, der den eingelesenen Code automatisch in die zugrundeliegende URL umsetzt.

Als Besucher muss ich lediglich den QR Code auf den Plakaten einlesen und konnte über ein beliebiges Endgerät mein Feedback zu Veranstaltung abgeben. Durch den Einsatz von SharePoint, Nintex Live und Nintex Forms haben sich die Herausforderungen "mobile Endgeräte" und "Formularveröffentlichung" garnicht erst gestellt - da freut sich nicht nur die IT, die so ein Formular ohne großen Aufwand bereit stellen konnte, sondern auch die Marketing- Abteilung, die ohne Gemurre von der IT nun Daten zum Auswerten der Veranstaltung erhalten hat!

Wer mehr über Nintex Live oder Nintex Forms erfahren möchte, ist mit diesem Video und dieser Präsentation gut aufgehoben oder ist natürlich auch eingeladen, mich zu kontaktieren. Falls Ihr doch eher Lust habt, das Feedback Formular oder die Data One Hausmesse in Aktion zu sehen, sollte Fan von Data One auf Facebook werden und sich die Fotos von der Hausmesse anschauen. Vielleicht findet Ihr ja jemanden, der gerade das Feddback- Formular ausfüllt.

Good Luck,

Andreas

Central Email Management mit SharePoint - Better Collaboration

Exchange ist eine tolle Groupware und Email noch immer das beliebste Kommunikationsmittel. Mit Internetzugang kann ich "Email", ob mobil oder im Büro - ich weiß wies geht und es geht einfach. Von schnellen und kurzen Mitteilungen bis zu ausgefeilten Konzepten kann alles mit Emails an die selbst zusammengestellte Zielgruppe geschickt werden. Das Ganze ist dezentral und Jeder hat sein eigenes Emailsystem, man muss keinen Partner, Kunden oder Kollegen erst Zugriff auf die interne Infrastruktur geben. Sobald allerdings wichtige Informationen per Email verschickt werden, die besser zentral aufgehoben sind, wird die dezentrale Emaillösung zum Problem. Bei großen Projekten und Aufträgen mit Beteiligung interner Kollegen, Lieferanten, Partnern und Kunden möchte man auch die Informationen aus Emails zentral bereit stellen - und das möglichst zuverlässig, einfach und immer für das aktuelle Projektteam. Informationen in Postfächern genügen diesem Anspruch nicht.
In verschiedenen Kundenprojekten wurde ich mit dieser Anforderung konfrontiert und ein Interesse an einer Lösung ist fast bei jedem SharePoint Anwender vorhanden. Daher möchte ich diesen Artikel nutzen um meine Erfahrungen mit zentraler Emailverwaltung in SharePoint zu teilen.

Die Anforderung

Zuerst eine kleine Analyse der Möglichkeiten, Emails in SharePoint zu verwenden. Die folgende Abbildung zeigt verschiedene, vorstellbare Kommunikationswege, auf denen Emails geschickt werden oder geschickt werden sollen. Der Partner ( Kunde, Lieferant ... ) kommt aus der Wolke, die Infrastruktur des Kunden kennen wir nicht und wollen wir auch nicht kennenlernen - er kann Emails senden, das genügt uns. Seine Emails gehen entweder den orangnen Weg, den blauen Weg oder den grünen Weg.

Der Klassiker des Kommunikationswegs ist hier sicher der orangne Weg. Orange wird die Email direkt vom Partner aus der Wolke an den internen "A" geschickt. Die eingegangene Email liegt genau so lokal bei "A" wie die Antwort von "A" an den Partner. Natürlich kann die Email von "A" weiter gesendet werden, sie gehört aber alleine "A".
Wenn "A" einen SharePoint Server zur Verfügung hat, kann er seine Email dort auch ablegen. Oder der SharePoint hat "eingehende" Emails konfiguriert, so dass eine Dokumentenbibliothek selbst Emails empfangen kann. So kann die Email den blauen Weg gehen. Der blaue Weg hat den Vorteil, dass die Emails im SharePoint zentral liegen und ein Projektteam die Inhalte lesen kann. Das betrifft den Text der Emails und auch deren Anhänge. Der Partner aus der Wolke schickt seine Email dann am besten nicht mehr an einen einzelnen Ansprechpartner sondern an eine "Projektemailadresse", die an der Dokumentenbibliothek hinterlegt ist. Zumutbar ist dieses vorgehen allemal, Email-Verteiler sind ja keine Besonderheit, ob die Email bei einzelnen Personen landet oder auf dem SharePoit kann dem Anwender ja egal sein.
Das Problem mit dem blauen Weg ist allerdings die Antwort. Auch wenn der Eingang im SharePoint zentral abgelegt ist, wir die Antwort über einen lokalen Client - meistens Outlook - verschickt und liegt dann nicht mehr im SharePoint, sondern in den "Gesendeten Objekten" lokal bei "A" oder "B" und wäre somit nicht mehr im Zugriff des Projektteams.. Die Antworten und der Kommunikationsverlauf gehen verloren. Beim grünen Weg ist diese Problemstellung behoben, hier kann SharePoint nämlich selbst Antworten schicken. Eine Email liegt in SharePoint, der Benutzer öffnet die Email, drückt auf "Antworten", schreibt seine Antwort und sendet die Email weg - und die Antwort liegt automatisch im SharePoint. Dieser grüne Weg ist oftmals die Anforderung, jedoch ist er mit den gegeben Funktionalitäten nicht zu erreichen.

Die Lösung

Ein Gruppenpostfach, an dem jeder Projektmitglied berechtigt wird, ist nicht die Lösung der Anforderung. SharePoint bietet für Zusammenarbeit viele Möglichkeiten und Funktionalitäten, die auch auf die Email- Kommunikation angewendet werden sollen. Solche Funktionalitäten sind:

• Zusätzliche Metadaten wie "Anmerkung", "Erläuterung" oder "Wiedervorlagedatum" an einer Email.
• Genehmigungs- und Freigabeprozesse für eine Email durch Projektleiter und andere Verantwortliche.
• Definierte Betreffzeilen durch berechnete Felder.
• Erweiterte Kommunikationspartnerverwaltung.
• Versionierung.
• Berechtigungskonzepte auf Emailbasis.
• Inhaltsorganisation, um Emails nach bestimmten Regeln einzusortieren.
• Und vieles mehr...

Damit der Kommunikationsfluss auch im SharePoint verbleibt, dürfen keine lokalen Clients wie zum Beispiel Microsoft Outlook zum Einsatz kommen. Die gängigen Dateiformate für Emails wie "MSG" und "EML" werden daher durch SharePoint Listeneinträge ersetzt. Ein Listeneintrag bietet alles, was eine Email ausmacht und noch mehr Metainformationen. Der Emal Body ist ein Richtext Feld, die Betreffzeile ein berechnetes Feld und der Empfänger ein Naschlagefeld auf die Empfängerliste. Auf einem SharePoint Listeneintrag lassen sich alle SharePoint Funktionalitäten wie Freigabeworkflows oder Versionierung nach belieben konfigurieren. Die Herausforderung an die Entwicklung steckt vor allem vom Parsen einer eingegangenen Email in einen SharePoint Listeneintrag und das Erzeugen einer Email aus einem SharePoint Listeneintrag. Die Emails werden vom Mailsystem im Dropfolder des Webservers abgelegt und warten darauf, von einem TimerJob abgeholt und einsortiert zu werden. Wie die Emails auf den SharePoint Server gelangen ist für das Feature "eingehende Emails" von SharePoint genügend beschrieben.
Es empfiehlt sich der Einsatz einer zusätzlichen Komponente wie Apose email for .net. Wenn der Eingang und Ausgang einer Email aus SharePoint umgesetzt ist, wurde die Grundlage für den grünen Weg geschaffen. Der Erweiterung des grünen Wegs durch individuelle Anforderungen wie regelbasierte Inhaltsorganisation kann nach belieben erweitert werden.

Natürlich liegt auch bei einer Lösung für den grünen Weg der Teufel im Detail - man merkt erst, was Outlook alles leistet, wenn man einen gewissen Teil der Funktionalität im SharePoint abbilden möchte. Falls jemand also Projekterfahrung in diesem Bereich sammeln konnte, freue ich mich genau so über einen Austausch wie mit einem Interessenten, der eine solche Lösung anstrebt!

Goof luck,

Andreas