Beitrag DOK.magazin "SharePoint 2013 als Redaktionssystem"

In der aktuellen Ausgabe des DOK.magazin durfte ich den Artikel "SharePoint 2013 als Redaktionssystem" beisteuern. Natürlich ist der Artikel für sich alleine schon sehr lesenswert und interessant, jedoch gewinnt er durch das Thema der aktuellen Ausgabe "Potenziale von SharePoint 2013" und den begleitenden Artikeln noch wesentlich an Wert. Der Artikel "SharePoint als Unternehmensplattform - Potenziale erkannt?"  zeigt auf, dass SharePoint im Bereich Web Content Management am schwächsten eingesetzt wird. Warum eigentlich, bietet SharePoint 2013 doch viel Neuerungen in dem Bereich und wird durch den Entfall der Lizenz "for Internetsites" auch für schmalere Budgets interessant. Ein guter Grund, nicht nur meinen Artikel zu lesen, sondern doch gleich das ganze Magazin ;-)

Interesse?
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Und wem das noch nicht interaktiv genug ist, der kann Mittwoch, den 25.09.2013 die DMS Expo besuchen, sich meinen Vortag zu dem Thema anschauen und mich bei der Podiumsdiskussion, davor und danach zum Thema ausfragen. Gerne können wir auch feste Termine vereinbaren.

Nachlese : Wissensmanagement Best-Practice-Tage: SharePoint

Zurück von der Veranstaltung  Wissensmanagement Best-Practice-Tage: SharePoint bin ich doch noch nicht ganz im Feierabend angekommen. Sehr zufrieden mit der Veranstaltung, den tollen Vorträgen und den interessanten Vorträgen begeisterter Besucher trifft die Veranstaltung doch das gleiche Schicksal wie jede Veranstaltung: Sie endet! Das ist schade, hatte doch unser Moderator Oliver Lehnert gegen Ende eine sehr interessante Frage an die Aussteller gestellt. Was sind die tollsten Features in SharePoint 2013 und was wünscht man sich in der nächsten SharePoint Version? Ich denke, was SharePoint 2013 angeht sind wir uns einig: Search und Social! Was ich aber unbedingt an dieser Stelle aufgreifen möchte, bevor ich die Veranstaltung als Erfolg ablegen kann und meinen Feierabend genieße ist die Frage, was man sich in der nächsten Version noch wünscht.

Mein Wunsch ist : noch mehr Mobilität!

Anfänge sind mit mehreren Device Chanels gemacht, aber hier geht sicher noch mehr? Was denken Sie? Vielleicht hat ja auch der ein oder andere Teilnehmer der Veranstaltung Interesse, darüber zu diskutieren. Schreiben Sie mir einen Kommentar!

Beste Grüße,

Andreas

Erfolg mit SharePoint durch Requirements Engineering - Qualitätsmerkmale einer Anforderung

Wie im einleitenden Artikel beschrieben ist Requirements Engineering ( RE ) die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt und somit auch die Grundlage für den Erfolg mit SharePoint. RE verwaltet, dokumentiert, prüft und erhebt die Anforderungen an eine Lösung von den Stakeholdern der Lösung durch eine systematische und methodische Vorgehensweise, die gut dokumentiert und standardisiert ist. Natürlich gleicht kein Projekt dem anderen und so gilt es, auf die Besonderheiten eines Projekts auch während des RE zu achten. Das gilt auch bei Projekten mit SharePoint als Plattform. Diese Besonderheiten von SharePoint aufzuzeigen ist Ziel der Artikel zum Thema RE.

Qualitätsmerkmale einer Anforderung

Eine hochwertige Anforderung erfüllt verschiedene Qualitätsmerkmale, die in der folgenden Grafik gezeigt werden.

Eine Anforderungen muss klassifizierbar, prüfbar und konsistent gegenüber anderer Anforderungen sein. Das Einhalten dieser und auch alle anderen dargestellten Qualitätsmerkmale wird durch einen Prüfer sichergestellt. Der Prüfer benötigt jedoch für die Prüfung der Merkmale Realisierbar und Bewertet SharePoint Expertenwissen. Das Expertenwissen ist erforderlich, da SharePoint als Plattform verschiedene Einschränkungen mit sich bringt, die eine Implementierung bestimmter Anforderungen ungewöhnlich aufwändig oder unmöglich machen. Grenzen werden insbesondere bei der Anzahl von Dokumenten und Elementen in einer Liste erreicht oder bei der Anzahl einzelner Berechtigungen auf ein Element. Müssen große Datenmengen verarbeitet werden, sind solche Anforderungen in SharePoint oft nicht realisierbar. Auch  sind manche Anforderungen nur mit ungewöhnlich hohem Aufwand umzusetzen und sollten dementsprechend bewertet sein. SharePoint bietet viele Standardfunktionalitäten wie Eingabeformulare und Benachrichtigungen, bei denen Details in den Anforderungen eine komplette Neuentwicklung der Funktionalität nach sich ziehen können.

Fazit

Oftmals ist SharePoint als strategische Plattform im Unternehmen gesetzt, steht daher für die Umsetzung verschiedenster Lösungen fest und soll diverse Bestandsysteme ablösen. In diesem Fall muss die Aufnahme und Prüfung der Anforderungen durch eine Person mit SharePoint Expertenwissen erfolgen, damit realisierbare und realistisch bewertete Anforderungen erstellt werden. Wird ein Anforderungskatalog ohne dieses Expertenwissen erstellt und von den Stakeholdern abgenommen, kann es bei der Umsetzung des Katalogs zu bösen Überraschungen kommen. Die Folge sind ausufernde Projektdauer und falsche Angebote von Dienstleistungsanbietern, die ohne hochwertige Anforderungen an eine SharePoint- Lösung oftmals falsche Annahmen auf Grundlage der SharePoint Standardfunktionalität treffen, ohne das diese mit den Stakeholdern abgesprochen sind. Um die daraus folgenden Change Requests zu vermeiden, sollte schon die Anforderungsanalyse für eine Lösung durch einen SharePoint Experten durchgeführt werden.

Erfolg mit SharePoint durch Requirements Engineering - Einleitung

Einleitung

Microsoft SharePoint Server 2013 ist die fünfte Version dieses Microsoft Serverprodukts. In jeder neuen Version wurde die Plattform um verschiedene Eigenschaften erweitert und so neue Einsatzmöglichkeiten geschaffen. Diese neuen Eigenschaften gingen von einer Vorlagenverwaltung ( Inhaltstypen ) über die Integration von Workflows bis zur Integration von modernen Social- und Search- Komponenten. Daraus ergeben sich eine Vielzahl von Bereichen, die durch SharePoint abgedeckt werden können:

•  Zusammenarbeit ( Kollaboration ),
• Portal,
• Unternehmenssuche,
• Unternehmensprozesse ( Business Process Management ),
• Business Intelligence,
• Social,
• Enterprise Content Management. 

Mit der Anzahl der Eigenschaften und Komponenten ist auch die Anzahl von möglichen Visionen und Zielen für Projekte gestiegen, die mit SharePoint erreicht werden sollen. Die Anforderungen an einen erfolgreichen Projektverlauf unterscheiden sich je nach Bereich sowohl bei der Implementation als auch bei der Anforderungsanalyse. So erfordert zum Beispiel das Requirements Engineering ( RE ) eines Projekts im Bereich „Zusammenarbeit“ ein anderes Vorgehen als ein Projekt im Bereich „Unternehmensprozesse“, da die Anforderungen und die Stakeholder ( die Besitzer der Anforderungen ) grundsätzlich verschieden sind und es ein unterschiedliches Verfahren zur Erhebung der Anforderungen bedarf. RE, also die Anforderungsanalyse an ein System oder an eine Lösung, ist der erste Schritt in einem Projekt - und auch der Entscheidende. Schlechte oder fehlende Anforderungen sind die Ursache für gescheiterte Projekte, schlechtes System Engineering, ungenutzte Lösungen, zu hohe Kosten und  ungewöhnlich viele Change Requests. Immerhin lassen sich ca. 60% aller Fehler in Softwarelösungen auf mangelhafte Anforderungen zurückführen und nur ca. 40% auf Fehler bei der Implementierung. Daher sollte das RE auch keinen unerheblichen Anteil an den Gesamtaufwendungen für das Projekt haben, da es unterm Strich die Gesamtkosten für ein Projekt verringert. Ein professioneller Umgang mit den Stakeholdern und der Erhebung der Anforderungen führen letztendlich zum einem qualitativ hochwertigem Anforderungskatalog, der vollständig, konsistent und machbar ist. Mit einem qualitativ hochwertigem Anforderungskatalog werden die Fehler während der Implementierung nicht nur signifikant verringert, er hilft auch Dienstleistungsanbietern dabei, ein korrektes Angebot abgeben zu können und kann eine rechtliche Verbindlichkeit definieren. Ohne Anforderungskatalog ist der Erfolg eines Projekts nicht planbar.

Fehler der Vergangenheit

Es lässt sich seit einiger Zeit die Beobachtung im Umfeld von SharePoint machen, dass Reengineering für SharePoint- Systeme und -Lösungen immer häufiger angefragt wird. Mit den Versionen SharePoint 2007 und SharePoint 2010 haben viele Anwender den Einstieg in die Technologie gewagt und die Plattform kennengelernt, jedoch wegen fehlender Erfahrung in SharePoint oft nicht das erwartete Ergebnis erreicht. Als Konsequenz ist die technische Plattform oft außer Kontrolle oder die bereitgestellten Lösungen werden schlichtweg nur ungenügend von den Endanwender angenommen. Auch die Kosten und Zeitrahmen für Projekte mit SharePoint sind oft um ein Vielfaches überschritten und das Ergebnis trotz vieler Change Requests nicht zufriedenstellend. Bei genauer Betrachtung kann man die Ursache dieser Probleme oft auf Defizite im Anforderungskatalog der Lösung zurückführen. Wo in Software- Projekten aus anderen Gebieten, wie zum Beispiel bei SAP- Projekten oder Eigenentwicklung von Softwarelösungen, ein qualitativ hochwertiges RE die Regel ist, wurde dem RE in der Vergangenheit bei Projekten mit SharePoint oft nicht genügend Aufmerksamkeit zuteil und die Anforderungskataloge stellen sich als ungenügend heraus, auch wenn RE Bestandteil des Projektplans war.
Auf der einen Seite wurden Anforderungskataloge ohne Wissen oder Berücksichtigung der SharePoint Plattform erstellt, was zu fehlenden Abgrenzungen, Grauzonen für die Umsetzung oder schlichtweg nicht machbaren Anforderungen führt. Andererseits ist SharePoint in der Vergangenheit oft schon selbst als "Lösung" gesehen worden, die nur noch leicht modifiziert werden musste und dann direkt eingesetzt werden kann. Eine Anforderungsanalyse wurde gar nicht erst durchgeführt und keine entsprechenden Budgets bereitgestellt. Es stellt sich jedoch heraus, dass solche "Quick Wins" auf Dauer keine Grundlage für eine erfolgreiche Plattform oder Lösung sind. SharePoint ist eine Plattform, keine Lösung.

"Die Vergangenheit zeigt, das ein maßgeschneidertes RE Voraussetzung und Grundlage für einen Erfolg mit SharePoint ist."

Die Herausforderungen des RE für SharePoint

Neben den Unterschieden des RE bei den einzelnen Bereichen, in denen ein Projekt mit SharePoint stattfinden kann, benötigt man für ein erfolgreiches Projekt auch Fähigkeiten und Wissen in Microsoft SharePoint, um die Anforderungen korrekt ermitteln und so ein erfolgreiches RE für das Projekt durchführen zu können. Die Herausforderungen des RE für SharePoint liegen in:

• der Bewertung verschiedener Qualitätskriterien einer Anforderung ( Artikel  ),
• der Systemanalyse zur Vermeidung von Grauzonen,
• Der Bewertung von Anforderungen als Basis-, Leistungs- und Begeisterungsfaktor für die Lösung und die damit verbundenen Besonderheiten bei der Erhebung der Anforderung.

Warum diese Kriterien eine Herausforderung des RE für SharePoint sind, warum man einen SharePoint Experten braucht um sie zu bewältigen und wie Sie durch die Bewältigung dieser Herausforderungen Erfolg für SharePoint haben können, darauf werde ich in noch folgenden Artikeln näher eingehen.

Beste Grüße,

Andreas

Wissensmanagement Best-Practice-Tage: SharePoint

Die Best- Practice Tage für SharePoint beleuchten die Microsoft Plattform von der fachlichen Seite und sind ein interessantes Event für jeden, der nicht aus der "Technik" kommt. Veranstaltet wird das halbtägige Event von "Wissensmanagement - Das Magazin für Führungskräfte", ein Magazin und Anbieter vieler Seminare und Veranstaltungen. Wie der ein oder andere vielleicht ahnt erfolgt der Hinweis auch in eigener Sache - ich werde für Data One auf der Veranstaltung den Vortrag "Anforderungen im Griff – Requierments Engineering mit SharePoint und Nintex" halten und freue mich natürlich über jeden Kurzentschlossenen.

Wann?

05. Juni

Wo?

Köln

Genaueres kann man der Website des Veranstalters entnehmen. http://www.wissensmanagement-seminare.de/sharepoint.html

Rückfragen beantworte ich natürlich gerne!

Beste Grüße,

Andreas

Enterprise Content Mangement ( ECM ) und SharePoint - 1

Enterprise Content Management ( ECM ) in SharePoint

Enterprise Content Management ( ECM ) kann als Weiterentwicklung oder Transformation von Content Management oder Web Content Management verstanden werden. Die Definition ist nicht klar und die Abgrenzung zu den weiteren Disziplinen des Content Managements nicht scharf, aber ich finde, die folgende Definition von ECM trifft gut auf das gemeinte zu.

ECM  besteht aus Technologien, Werkzeugen und Methoden, um Inhalte ( Content ) unternehmensweit zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, zu schützen und zu verteilen.

Gerade weil die Definition so allgemein gehalten ist gefällt sie mir, da sie Spielraum zur Interpretation lässt und neue Technologien und "Buzzwords" mit umfasst. Oftmals werden verschiedenste Techniken und Funktionen wie "Workflows" oder "Records Management" unter der Überschrift "Enterprise Content Management" zusammengefasst und steht für Produktmerkmale von Softwaresystemen. SharePoint ist ein solches System, zu dessen Produktmerkmalen ECM gehört. Doch wie stark sind die Fähigkeiten von SharePoint im Gebiet ECM ausgeprägt? Um eine Antwort auf diese Frage geben zu können, nehmen wir die ECM Komponenten als Bewertunggrundlage.

Diese Komponenten sind Capture, Deliver, Preserve, Manage und Store.
Capture ist die Datenerfassung und somit der Beginn aller Informationserfassung und -bearbeitung. Die Komponente Deliver eines System "liefert" die Daten dem Benutzer mit der Herausforderung, die relevanten Informationen schnell und genau darzustellen. Sind die Daten im System angekommen, werden Sie oft durch Genehmigungsprozess oder Autorenprozesse bearbeitet und verteilt, wozu die Komponente Manage dient. Preserve stellt die Informationen langfristig sicher, wohingegen die Komponente Store sich mit der Ablage der Informationen beschäftigt.
In diesem ersten Artikel über ECM in SharePoint möchte ich die Komponente Capture näher betrachten.

Capture in SharePoint

Die große Herausforderung der Komponente Capture sind Medienbrüche - egal, ob man für das "papierlose Büro" den Posteingang digitalisieren oder Informationen von Fileshares, Intranets, Outlook Postfächern und der Cloud in einem System verwalten möchte. Das Vermeiden von Medienbrüchen bedeutet heute nicht nur Digitalisierung, sondern auch Verknüpfung von einzelnen Informationssystemen. Das Capturing soll Kosten sparen, indem eine manuelle Papierverarbeitung entfällt und Mitarbeiter effizienter durch Vermeidung von Medienbrüchen arbeiten können. Durch eine automatische Zuordnung von Metadaten und das Vermeiden von wiederholter Datenerfassung soll die Leistung gesteigert werden. Die Qualität der Information soll durch fehlerfreies Erfassen und inhaltliche Erschließung der Dokumente gesteigert werden.
SharePoint unterstützt die Qualität beim Erfassen von Daten optimal durch das Konzept der Inhaltstypen. Inhaltstypen beschreiben seit SharePoint in der Version 2007 eine Information in SharePoint bezüglich Ihrer Metadaten und Dokumentenvorlage. Aus einer Microsoft Word Vorlage für einen "Vertragsentwurf" wird in SharePoint zum Beispiel eine Vorlage und zusätzlichen Metadaten wie "Wiedervorlagedatum" oder "Vertragspartner". Es werden jedoch nicht nur Office Vorlagen um Metadaten und weiteren Einstellungen wie "Workflows" ergänzt, sondern auch Listeneinträge wie "Aufgaben" und "Kontakte" standardisiert. Die definierten Inhaltstypen werden in SharePoint nur an den dafür vorgesehen Speicherorten, also Dokumentenbibliotheken und Listen, zur Verfügung gestellt.
Die Erfassung neuer Daten geschieht in SharePoint auf zwei Wegen. Entweder wird ein Inhalt direkt in SharePoint neu erstellt oder ein bereits bestehender Inhalts wird von einem anderen System - meistens dem Filesystem oder Outlook - nach SharePoint übertragen. Die Leistung steigt bei Informationen, die in SharePoint abgelegt sind durch Mehrwert am Inhalt, der durch Funktionen wie der Versionierung oder der Inhaltsgenehmigung erzeugt wird und manuelle Pflege verringert. Durch die Integration nach Office ist das anlegen neuer Dokumente in SharePoint denkbar einfach. Aber auch die Integration von Inhalten, die nicht in SharePoint abgelegt sind, ist möglich. Die Suche ermöglicht das indizieren von Quellen außerhalb des SharePoint Systems. Durch Indizierung von Exchange, Filesystem, Webseiten und externen Inhaltstypen können auch Inhalte in SharePoint angeboten werden, die nicht im SharePoint System abgelegt sind. Mit dem Feature Business Connectivity Services ist es außerdem möglich, Inhalte fremder Systeme in SharePoint als Datensätze zu verwalten.
Dabei soll es dem Anwender natürlich so bequem wie möglich gemacht werden, Informationen in das System abzustellen.

Über die bisher dargestellten Funktionalitäten hinaus werden in jeder Produktversion von SharePoint und Office neue Features bereitgestellt, die den Benutzer dabei unterstützen Informationen zu erfassen. Zum Beispiel wird in der aktuellen Produktversion Microsoft SharePoint Server 2013 mit der neuen App "Site Mailboxes" die Einbindungen von E- Mails nach SharePoint wesentlich verbessert.

SharePoint 2013 Site Mailbox

Durch "Site Mailboxes" erhält eine Webseite in SharePoint automatisch ein eigenes Gruppenpostfach und der Anwender viel bequemer die Möglichkeit, E-Mails und Anhänge in SharePoint abzulegen. Durch die Integration von "SkyDrive Pro" - der SharePoint MySite - in Windows 8 und dem Office Upload Center können die Anwender flexibler denn je Inhalte nach SharePoint unabhängig von ihrem Standort und ihrer Netzwerkverbindung ablegen. Auch wenn diese Beispiel zur E- Mail Integration und Offline- Funktionalität nur exemplarisch sind und sicher nicht alle neuen Möglichkeiten der aktuellen Produktversion von SharePoint genannt sind, zeigt die Erfahrung, dass es noch immer gerade bei den bereits genannten Medienbrüchen in SharePoint Schwachstellen gibt. Diese Schwachstellen werden durch Anbieter wie Knowledge Lake behoben.

Knowledge Lake Connect

Knowledge Lake unterstützt durch die Produkte Knowledge Lake Capture und Knowledge Lake Connect die Erfassung von Dokumenten in SharePoint über Systemgrenzen hinweg. Knowledge Lake Capture ist ein Client zum Scannen von Dokumenten, der die Dokumente direkt in SharePoint ablegt und verschiedene, komfortable Funktionen wie Autoindizierung, OCS, Stapelverarbeitung, Barcodes und Lasso- Funktionen bietet. Mit Knowledge Lake Connect steht dem Anwender ein Lösung zur Verfügung, die sich in seinen Office- Client integriert und das verschieben von Dokumenten nach SharePoint mit Verschlagwortung und Autoindizierung ermöglicht. Diese Lösung hat insbesondere seine Vorzüge on Outlook, wo das ablegen von MSG- Files und Anhängen wesentlich vereinfacht wird.
Beide Lösungen können die Qualität der Inhalte aus Outlook, dem Filesystem oder vom klassischem Papier noch wesentlich verbessern, da der Anwender so einfach wie möglich das Dokument nach SharePoint ablegen und vor allem verschlagworten kann.

Fazit

Durch die Integration von Office und dem Windows Client ist SharePoint seit allen Produktgenerationen im ECM insbesondere bei Capture sehr gut aufgestellt. Das trifft in der Regel vor allem auf die Inhalte zu, die direkt in SharePoint oder aus SharePoint heraus erstellt werden. In diesem Fall erfolgt die Verschlagwortung von Dokumenten direkt im Client, die Offline- Funktionalität ist durch das Office Upload Center oder die Skydrive Pro - Integration gegeben und selbst Daten aus Fremdsystemen stehen über Business Connectivity Services zur Verfügung.  Hat das Dokument seine Quelle allerdings in einem anderen "Medium" - Outlook, Filesystem oder Papier - kann die Leistung und Qualität durch den Einsatz von Drittanbieter- Tool noch effizienter gestaltet werden.

Web Content Management - SharePoint als Redaktionssystem

Um Inhalte effizient und zielgerichtet erstellen zu können, werden Autoren durch Content Management - und Redaktionssysteme unterstützt. Autoren sind oftmals neben eigenen Redakteuren für Öffentlichkeitsarbeit in Unternehmen oft auch ausgewählte Personen aus dem Marketing, die sowohl Intranet- als Internetauftritte mit Information versorgen sollen. Die Anforderung an diese Informationen sind unabhängig von dem eingesetzten System in der Regel immer gleich.

Das eingesetzte Content Management System soll den Autor unterstützen, die Qualität, Aktualität und Form der bereitgestellten Informationen zu verbessern. Die Form einer Information ist die Darstellung als auch das Branding der Plattform entsprechend der Corporate Design Anforderungen des Unternehmens und wird durch den Einsatz von Vorlagen für Webinhalte umgesetzt. Die Aktualität der Informationen soll durch einen Lebenszyklus mit Wiedervorlagedatum und Zeitplänen zum Ablauf der Gültigkeit verbessert werden, so dass keine veralteten Inhalte auf der Plattform stehen. Die Qualität der Information meint den tatsächlich transportierten Inhalt und soll durch Veröffentlichungs- und Genehmigungsprozesse und die dadurch entstehenden Überprüfungen gehoben werden.
SharePoint erfüllt diese Anforderungen an ein als Redaktionssystem eingesetztes Web Content Management optimal. Die Form kann neben einem kompletten Branding auch durch  Designvorlagen und Webtemplates, sogenannte Page Layouts, sichergestellt werden. Neben der Position von Texten und Bildern kann auch die Art und Anzahl der Metadaten einer Page für die Verschlagwortung angepaßt werden oder der Einsatz von Webparts für Ansprechpartner oder ähnliches vorgeschrieben. Wie in diesem Artikel beschrieben, kann dem Autor dabei auch die Designvorlage für zum Beispiel Überschriften vorgegeben werden. Für die Aktualität zu überwachen und entsprechende Aktionen einzuleiten bietet SharePoint mit dem Feature "Informationsverwaltungsrichtlinien" eine Lösung an. Nach Ablauf einer Frist, zum Beispiel drei Monate nach der letzten Änderung an einem Artikel, kann von einem Administrator eine Aktion ausgeführt werden. Neben dem entfernen des Artikels kann auch ein Workflow gestartet werden, der dann einen komplexeren Prozess darstellen kann während dessen verschiedene Aufgaben an Benutzer gestellt werden, die wiederum vom System überwacht werden und bei Bedarf eskalieren. Einen Veröffentlichungs- und Genehmigungsprozess für Inhalte zur Steigerung und Prüfung der Qualität bringt SharePoint von Haus aus mit. Allerdings kann auch dieser Prozess durch einen komplexeren Workflow abgelöst werden.
Setzt man die verschiedenen Möglichkeiten von SharePoint, namentlich der Veröffentlichungsinfrastruktur, Informationsverwaltungsrichtlinien und Workflows in der richtigen Kombination ein, ist SharePoint ein ideales Web Content Management System und kann die meisten Anforderungen der Autoren an ein Redaktionssystem mehr als erfüllen. Insbesondere komplexe Workflows sind hier ein Vorteil von SharePoint.

Good Luck,

Andreas